Möchte man in einer 3CX-Telefonanlage für die Pausenzeit eine eigene Ansage haben, die sich von der allgemeinen Ansage der Geschäftszeiten unterscheidet, so kann dies über eine Nebenstelle realisiert werden.
Dieser Beitrag wurde durch die Anfrage eines Kunden (Grüße nach Hannover) inspiriert.
Die allgemein gültigen Geschäfts- und Pausenzeiten stellt man in der 3CX-Verwaltungskonsole unter
Einstellungen - Zeitzone, Geschäftszeiten & Feiertage
ein. Diese gelten dann für alle Nebenstellen und SIP-Trunks, solange für diese nicht explizit etwas anderen konfiguriert wurde.
Hat man nun eine Voicemail (aka Anrufbeantworter) oder nur eine Ansage (via IVR ohne Aktion) für außerhalb der Geschäftszeiten, stellt man im SIP-Trunk einfach ein, das auf diese der eingehende Anruf geleitet wird.
Möchte man nun eine andere Ansage z.B. für die Mittagspause mit einem Text ähnlich wie “Sie rufen innerhalb unserer Mittagspause an, wir sind ab 13 Uhr wieder für Sie da” haben, so führt der Weg über eine sogenannte Fake-Nebenstelle.
Fake ist in diesem Kontext so zu verstehen, das kein realer Benutzer oder ein Telefon hinter dieser Nebenstelle steckt. Diese dienst lediglich dazu, eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen. Der Ablauf stellt sich wie folgt dar:
Anruf -> Fake-Nbst. -+- Innerhalb der Geschäftszeit -> Signalisierungsgruppe, IVR, Warteschleife oder Nbst. | +- Innerhalb der Pausenzeit -> IVR mit Pausenansage
Umsetzen lässt sich dies in drei einfachen Schritten, die nachfolgend beschrieben werden.
Schritt 1: Pausen-Ansage hinzufügen
Zu Beginn fügt man unter “Digitale Rezeptionisten” einen neuen IVR hinzu. Dieser soll lediglich eine Ansage, die man an dieser Stelle aufnimmt oder hochlädt, wiedergeben. Es werden keine Aktionen festgelegt und bei “Ziel bei ungültiger oder keiner DTMF-Eingabe – Aktion bei keiner Eingabe innerhalb von (Sek.):” wird eine Sekunde eingestellt.
Zudem gilt es folgendes zu beachten:
3CX: “Vielen Dank und auf Wiederhören” am Ende eines IVR entfernen
Schritt 2: Fake-Nebenstelle hinzufügen
Als nächstes wird unter “Benutzer” eine neue Nebenstelle angelegt. Auf der Registerkarte “Weiterleitungsregeln” wird für den Präsenzstatus “Verfügbar” als Ziel die Signalisierungsgruppe, der Digitale Rezeptionist, eine Warteschleife oder eine einzelne Nebenstelle, an die der eingehende Anruf weitergeleitet soll hinterlegt.
Bei “Autom. ändern – Automatisches Umschalten des Status auf Verfügbar während der Bürozeiten” aktiviert man “Während der Geschäftszeiten Status auf “Verfügbar” setzen” und stellt die gewünschten Zeiten nach einem Klick auf “Konfigurieren” ein:
Bemerkung: Man kann die Geschäfts- und Pausenzeiten wie dargestellt konfigurieren oder alternativ z.B. von “08:00 – 12:00” und “13:00 – 17:00” eintragen. Der Unterschied liegt im Präsenzstatus, mit Pausenzeiten ändert sich dieser auf “Abwesend” während bei “Außerhalb der Geschäftszeiten” dieser auf “Nicht stören (DND)” gesetzt wird.
Nun wird für die Präsenz-Stati “Abwesend” und “Nicht stören (DND)” die Weiterleitungsregeln auf den IVR mit der Pausenansage konfiguriert:
Schritt 3: Den SIP-Trunk konfigurieren
Zu guter Letzt konfiguriert man den SIP-Trunk so, das während der Geschäftszeiten auf die Fake-Nebenstelle für die Pausenzeiten geleitet wird:
Verheiratet, Vater von zwei Kindern, eines an der Hand, eines im Herzen. Schon immer Technik-Freund, seit 2001 in der IT tätig und seit über 10 Jahren begeisterter Blogger. Mit meiner Firma IT-Service Weber kümmern wir uns um alle IT-Belange von gewerblichen Kunden und unterstützen zusätzlich sowohl Partner als auch Kollegen.
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XING
Hallo,
erst einmal vielen Dank für diese Anleitung – genau diesen Fall haben wir gerade bei einem Neukunden.
Allerdings habe ich folgendes Problem und finde die Lösung nicht:
Die in der Fake Nebenstelle eingetragenen “individuellen Geschäftszeiten” greifen bei uns nur, wenn unter “Einstellungen für Zeitzone und Geschäftszeiten” keine Zeiten eingetragen sind.
Da wir nach Feierabend eine andere Ansage als “Mittags” benötigen, können wir darauf aber nicht verzichten.
Muss ich andere Einstellungen beachten oder gibt es eine Einstellung, welche dafür sorgt, das “individuellen Geschäftszeiten” nicht beachtet werden?
MfG Martin
Hallo Martin,
das ist bei uns anders, ich kann das so spontan gerade nicht nachvollziehen.
Habt ihr Pausenzeiten konfiguriert? Oder mal die genauen Einstellungen posten, damit man das Ganze ggf. nachstellen bzw. nachvollziehen kann.
Hallo Andi,
klingt gut, aber das gibt es bei mir nicht (V18 Pro):
Bei “Autom. ändern – Automatisches Umschalten des Status auf Verfügbar während der Bürozeiten”
Wo soll das zu finden sein?
Wenn ich mich nicht irre, dann ist das mit irgendeinem Update in den Webclient gewandert. D.h. man muss im Webclient mit den Anmeldedaten der Nebenstelle mal danach schauen.
???
Also wir haben hier nur die Verwaltungskonsole (:5001) und ‘echte’ Telefone. Wir verwenden weder die 3CX App noch sonst irgendwelche virtuellen Geräte oder Clients.
Sorry.
LG
Gerhard
Man muss ja nicht alles verwenden, aber 3CX hat sich nun mal dazu vor einer Weile entschieden immer mehr und mit V20 alles in den webclient zu packen.
Der Webclient wird bei V18 (mit alter Port-Belegung) so aufgerufen:
https://:5001/webclient
Nebenstellen-Nr und Kennwort eingeben, dann kann man in den Einstellungen schauen.
… oje.
Gut, ich klicke auf den Link ‘webclient’ bei meiner Nebenstelle und dann will er, das ich mich einlogge … aber wie? Nebenstellennummer & welches Passwort, oder so wie ich mich zur Verwaltung anmelde?
LG
G
…… gefunden.
Ja, das ist jetzt wirklich ‘modern’, aber weder benutzerfreundlich noch einfach.
Vielleicht kannst Du den Artikel einmal anpassen. Mir ist schon klar, Du kannst da nichts dafür, das ist schon ein 3CXsmus.
Lg
Gerhard
PS: In der IT seit 1975
Hallo Andy,
d.H. die Geschäftszeiten die ich über ‘Einstellungen’ in der Verwaltungskonsole eingebe sind hinfällig und müssen nun bei der Fake. Nebenstelle eingestellt werden?
Oder gibt es jetzt zwei Orte, wo Geschäftszeiten angegeben werden? Das wäre nicht gut.
Sehe ich das richtig? :
Ich lege eine Neue Nebenstelle an (virtuell ist glaube ich besser als ‘fake’) und nenne die z.B. ‘Vermittlung. Jeder Anruf von aussen geht da einmal hin.
Bei dieser Nebenstelle konfiguriere ich die Geschäftszeiten und die Pausenzeiten.
Für den Status ‘Verfügbar’ leite ich auf die Warteschleife weiter, dort habe ich eine Ansage usw.
Für die Statii “Abwesed” und “DnD” kann ich entweder direkt bei der Nebenstelle eine Ansage hochladen, oder an einen didiRezeptionisten weiterleiten, der dann die Ansage ‘vorliest’.
Während der bei der Nebenstelle eingestellten Pausenzeiten wird der Statis auf “Abwesend” gestellt, sonst auf ‘Verfügbar’
Das zu verwalten ist nicht gerade einfach … obwohl es sich beim Szenario eigentlich um einen Standardfall handelt und um nix ganz so aussergewöhnliches (glaub ich).
Liebe Grüße
Gerhard
Lieber Andy,
ich habe eine eigene DID angelegt.
ich habe dieser DID eigene Geschäftszeiten gegeben, es ist derzeit geöffnet
Wenn offen geht die Regel zu meiner virtuellen Nebenstelle weiter, sonst zur ‘geschlossen’ IVR.
Bei der virtuellen Nebenstelle ist jetzt Pause (und ich habe auch versucht, dort die Geschäftszeiten nochmal einzutragen, als Variante). Die Pause liegt innerhalb der Geschäftszeit.
Jedes mal komme ich auf die Warteschleife, so als wäre offen, die individuelle Pausenzeit wird ignoriert. Die Eintragungen im Web-Client sind geprüft, also ‘Verfügbar’ .. offen und ‘Abwesend’ und ‘DnD’ auf Pausenansage.
…. tja, weiß nicht, was ich jetzt noch anders machen soll.
Liebe Grüße
Gerhard